Gestione dei dati, tagging e collaborazione.

 

I tabbles sono contenitori speciali che possono essere utilizzati per organizzare file, documenti, email e indirizzi internet. E’ quindi possibile usare Tabbles per trovare, ordinare e condividere i propri dati in un modo totalmente nuovo.

File tagging, virtual folder

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Organizzare, raggruppare, trovare, collaborare

Organizzare: collegare file e concetti incrociandoli, producendo un file-system dinamico.

Tabbles permette di organizzare i file in un modo flessibile, senza imporre una struttura statica di cartelle.

tag file, DMS

 

Quante volte, mentre salvavi o scaricavi un nuovo file, eri indeciso su dove salvarlo? E se poi si sceglie una determinata cartella, il file non si trova quando si va a cercarlo in un’altra cartella. A volte, per questa ragione, si finisce col duplicare il file in più cartelle.

Dopo diverso tempo, può succedere che si modifica un file, dimenticando che esso è presente in più cartelle. Questo può causare l’esistenza di diverse versioni dello stesso file, salvati in posti diversi. Può succedere anche che qualche vostro collega, modifica una  versione del file. Si finisce cosi ad avere versioni diverse dello stesso file. Gestire versioni multiple del file è fastidioso.

Inoltre, avere più copie dello stesso file comporta uno spreco di spazio sul disco. Altre volte, per evitare questo problema, si prova a riorganizzare la struttura delle cartelle, in modo che un file possa andare in un posto solo (cosiddetta tassonomia). Ma questo spesso è impossibile, e comunque non pratico.

Anche quando è possibile, non c’è una singola struttura delle cartelle ideale per tutte le situazioni: sarebbe meglio organizzare le cartelle prima per cliente, poi per anno, poi per argomento? Oppure prima per anno, poi per cliente, poi per argomento? O prima per argomento, cliente e infine per anno? A volte si ha bisogno di guardare tutti i file in un determinato argomento, indipendentemente dal cliente; altre volte si ha bisogno di guardare tutti i file di un determinato cliente, indipendentemente dall’argomento. Non c’è modo di avere una struttura statica di cartelle ideale per tutte le situazioni.

E se la struttura delle cartelle deve essere utilizzata da molte persone, ciascuna con diverse esigenze di ricerca? E’ impossibile rendere tutti felici ed efficienti.

La soluzione: Tabbles pone fine a tutto questo. Con Tabbles, ogni nuovo documento può essere associato con tutti gli argomenti a cui è correlato, tutti i clienti importanti, senza decidere nessuna struttura di cartelle in anticipo, senza copiare o duplicare i file. E’ solo più tardi, quando si cerca di trovare un file, che Tabbles crea dinamicamente la struttura delle cartelle più adatta alle vostre esigenze. 

Ecco come funziona: se si clicca prima su un argomento, Tabbles mostra tutti i file correlati a questo argomento,  invece se si clicca prima su un cliente,  Tabbles mostra tutti i file correlati a quel cliente, in entrambi i casi come se fossero delle sottocartelle dinamiche.

E se si clicca prima su ”Anno”, Tabbles mostra tutti i clienti e gli argomenti di quel determinato anno. La chiave è che le sottocartelle sono calcolate in modo dinamico, a seconda delle cartelle che sono già state aperte. Tabbles è perciò un file-system dinamico. Ecco una sintesi di questi due sistemi di organizzazione:

 

hierarchical vs tagging Cross link files and folders
Prima di Tabbles: gerarchie statiche  Tabbles: struttura non gerarchica e incrociata.

I file-systems comunemente utilizzati con Windows, come NTFS, organizzano i file in modo gerarchico, simili a ”scatole Cinesi”. Ogni cartella e file possono essere collocati all’interno di una sola cartella.

Una volta che la struttura della cartella è stata definita, non è possibile cambiarla facilmente, e in seguito tutti i file devono essere ordinati e cercati secondo lo schema dato. A volte c’è più di una cartella in cui si possono salvare file, e può non essere facile organizzarsi tra colleghi.

Anche quando c’è un solo posto in cui mettere le cose, nessuna struttura gerarchica si adatta a tutte le situazioni. E con più utenti che collaborano, è difficile mantenerli tutti contenti ed efficienti. Infine, se i dati che si cercano sono archiviati, o si trovano su un drive disconnesso, si dovrà passare ad un’interfaccia utente totalmente differente per trovarli.

Con Tabbles, non esiste un’unica struttura delle cartelle predefinita a cui tutti devono attenersi. Si lavora collegando ogni file con concetti rilevanti.

E’ come creare molte gerarchie di cartelle allo stesso tempo. Gli utenti dell’attuale gerarchia vedranno che viene creata in modo dinamico, in base alle loro esigenze in quel momento.

Infine, con Tabbles si lavora con la stessa interfaccia, anche quando i file a cui si sta lavorando sono archiviati, o su un drive disconnesso.

Con Tabbles, è possibile raggruppare insieme e lavorare su files che sono fisicamente lontani l’uno dall’altro, in diversi dischi e cartelle, come se fossero nella stessa cartella.

I dischi non devono nemmeno essere connessi al computer: Tabbles dirà quale disco bisogna connettere o inserire, solo quando è necessario! Alla fine non ci sarà più bisogno di chiedersi: ” Questo .doc è nella cartella di questo cliente. L’ho usato in altri progetti? Ci sono altre copie di esso?

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Trova: descrivi i tuoi file invece di cercarli

Ricordare dove sono i file è semplicemente impossibile, eppure ti ricordi di cosa trattano… Anche le persone più organizzate, spesso hanno difficoltà nel trovare file.  Anche i modi più semplici di organizzare le cartelle possono essere difficili da ricordare o capire. I nostri cervelli non sono molto efficienti quando si tratta di ricordare i nomi dei file e dove sono i file, anche se facilmente ci ricordiamo abbastanza da descrivere i file che stiamo cercando.

file tagging, file position

Molto spesso ci si ricorda molto di un file, ma non dove si trova. 

Molto spesso l’unico modo per trovare un file è ricercare il suo nome o quello della sua cartella, che sarà difficile da ricordare. Il disco in cui è memorizzato il file potrebbe benissimo essere disconnesso, o staccato. Si potrebbero avere centinaia di DVD,  o drive USB rimovibili, in cui potrebbe esserci il file.

Bisogna spendere del tempo cercando, o chiedendo aiuto a qualcun altro, e si potrebbe perdere un sacco di tempo.

Personal document management

Tabbles consente di trovare file, email, documenti e indirizzi internet semplicemente descrivendoli in modo facile e naturale.

Con la funzione Combine, è possibile trovare i file che si stanno cercando selezionando gli attributi che meglio descrivono i file, in modo grafico e semplice. Tabbles, poi, elencherà tutti i file che corrispondono alla descrizione, indipendentemente da dove essi si trovino, anche se non sono in drive collegati.

Durante la ricerca, Tabbles suggerirà come migliorarla, portando l’utente al file che stava cercando in modo naturale.

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Funzionalità: tagging, auto-tagging, navigare, condividere.

Qui introduciamo alcune funzionalità chiave di Tabbles. Per una lista completa di caratteristiche, clicca qui.

Tabbles, DMS, file categorizer

Tagging ultra veloce per tutti

Per fare ”collegamenti incrociati” di file e concetti, ci sono due modi: è possibile selezionare un file e poi cliccare sui tag rilevanti, o selezionare un tag e poi trascinarci dentro un gruppo di files. Questi tag, che possono agire sia come tag che contenitori, sono chiamati ”tabbles” (da ”tag” e ”bubble”)

Dal momento che Tabbles è una desktop application, è ben integrata con Microsoft Windows: la categorizzazione può essere eseguita usando le normali funzioni di Explorer, ad esempio copia-e-incolla, drag-and-drop (incluse le scorciatoie da tastiera e il menù del tasto destro) o usando speciali finestre di dialogo chiamate ”quick-tag”. Inoltre il tagging può essere eseguito automaticamente, attraverso potenti regole che si possono definire.

 

Auto-tagging, One-Click tagging, Espressioni Regolari

Auto file tagging

Tabbles può taggare automaticamente i file in base alla struttura delle cartelle; può aiutare a taggare un file che è stato appena creato o scaricato con appena un click, senza costringere ad individuarlo prima nel file manager. Inoltre è possibile definire potenti regole per taggare i file automaticamente, tra cui le Espressioni Regolari.

 

La funzione Combine

Combine tags

Come abbiamo già visto, i tabbles sono contenitori speciali che possono essere combinati, ad esempio intersecati o sottratti. Intersecando due tag, si mostrano i file presenti in tutti i tag. (E’ come fare un ”AND logico” di due gruppi di file.) In questo modo è possibile trovare i files che sono legati a tutti i concetti che si hanno in mente. E’ anche possibile sottrarre, cioè escludere, altri tag, per affinare ulteriormente la ricerca. 

La funzione Combine è incrementale. Ciò significa che, al fine di trovare un file, si procede come segue: in primo luogo, si sceglie il tag iniziale da aprire. Dopo l’apertura, verrà  visualizzato l’elenco dei file contenuti in questo tag. Questo elenco è tipicamente molto lungo, troppo per poter individuare il file a colpo d’occhio. Così si prova a combinare qualche altro tag, al fine di restringere la lista. Qui Tabbles ti aiuta, visualizzando un elenco dei cosiddetti tags combinabili, vale a dire i tags che possono essere intersecati con il tag iniziale scelto, producendo una lista non-vuota. Questo significa che Tabbles sta calcolando dinamicamente le possibili sottocartelle di una cartella aperta: e questo è effettivamente ciò che realizza un file-system dinamico. Poi si dovrà scegliere un tag combinabile con la lista, e quel tag dovrà essere combinato, cioè aggiunto ai tags aperti; Così ora si avranno due tag aperti, l’elenco dei file sarà più breve e sarà possibile individuare il file a colpo d’occhio. In caso contrario, bisogna combinare un terzo tag. Anche questa volta, si dovrà guardare la lista dei tag combinabili, che questa volta contiene solo i tags che possono essere combinati con entrambi  quelli già aperti. Allora si potrà scegliere un terzo tag, e combinarlo. E si può andare avanti in questo modo, aggiungendo tags fino a quando l’elenco dei file diventa così breve che sarà possibile trovare il file di cui si ha bisogno a colpo d’occhio. E’ quindi possibile aprire il file e manipolarlo, come con qualsiasi file manager. Questo è il modo in cui Tabbles risolve il problema così complesso di creare un file-system dinamico.

Collabora condividendo i tuoi tags

Tabbles sharing - Corporate

Tag sharing è una caratteristica che consente agli utenti di taggare i file socialmente. L’obiettivo è quello di creare un tag cloud con tutti i file/documenti/email/segnalibri rilevanti per un determinato team o reparto, e renderlo disponibile a tutti i membri del team. Con il tag sharing:

  • è possibile organizzare il caos sui drive condivisi (P: drive e così via).
  • Una persona può taggare, e tutti gli altri possono utilizzare il tagging; o ogni persona può taggare i propri file e condividere il tagging con gli altri.
  • Si dispone di un potente sistema di utenti e permessi, per determinare chi può taggare con quali tags o chi può aprire quali tags;

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Tech highlights:

  • WPF e F#: Tabbles è stato sviluppato usando le più recenti tecnologie .net della Microsoft. Non siamo gli unici a ritenere che la nostra tecnologia sia bleeding edge.
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Compatibile con: Vista, 7, 8, 8.1, 10. Per l’utilizzo in LAN richiede Microsoft Sql Server Express 2008 o superiore.

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